Le Master Data Management est un concept d’avenir dans le stockage et la gestion des données. C’est la clé de voûte de la transformation digitale et du développement des entreprises et organisations. Mais qu’est-ce que le Master Data Management et quels avantages apporte-t-il à votre entreprise ? Nous en parlons dans la suite.
QU’EST-CE QUE LE MDM ?
Le Master Data management (MDM) se traduit par Gestion des Données de Référence en français. C’est un ensemble intègre composé d’organisation, de processus et d’outils permettant de centraliser et de gouverner les données référentielles d’une entreprise. Il est essentiellement utilisé pour créer, stocker, gérer et diffuser des données stratégiques de l’entreprise sans la moindre erreur. Ces données sont un patrimoine et un capital fondamentaux.
L’objectif du MDM est de fournir des informations accessibles, fiables et précises sur vos fournisseurs, vos produits, vos clients, vos distributeurs, etc. Il permet ainsi aux utilisateurs de gagner du temps dans la recherche de l’information tout en assurant la qualité et la cohérence des données.
LE MASTER DATA MANAGEMENT : COMMENT ÇA MARCHE ?
L’intérêt du MDM est de regrouper l’ensemble des données de référence de l’entreprise pour les présenter d’une manière cohérente et exploitable. Il intègre pour cela des actions de nettoyage de ces données afin de les rendre cohérentes tout en évitant les doublons. Il permet également de les consolider et de les enrichir dans un référentiel unique à travers des mises à jour.
Les informations de l’entreprise autrefois dispersées sont donc désormais disponibles sous forme de données certifiées. Ces données peuvent alors être utilisées par les sites web, le CRM, les applications métiers, l’ERP, etc.
QUELS SONT LES AVANTAGES DU MASTER DATA MANAGEMENT POUR L’ENTREPRISE ?
Aujourd’hui, les données ont une importance capitale dans le fonctionnement et le développement de toute entreprise. Elles doivent être disponibles, exploitables, évolutives et sécurisées qu’il s’agisse de données clients, fournisseurs, employés, produits… L’intégration d’un Master Data Management rend tout cela possible. Elle apporte de nombreux avantages à l’entreprise en termes d’efficacité et de productivité globale grâce au déploiement d’un référentiel de données.
En premier lieu, le MDM centralise les données dans un référentiel de qualité et élimine les risques de redondance. Il permet de créer et de garder une version unique de chacune des données malgré les trop grandes sources de données et le caractère hétérogène de celles-ci. Les risques de redondances sont ainsi éliminés.
Grâce à cette centralisation, le Master Data Management offre une vision à 360 degrés et en temps réel des données de l’entreprise, notamment les informations sur les produits. Les experts du service marketing peuvent alors les exploiter pour proposer des offres adaptées aux consommateurs.
Cette efficacité s’étend tout au long de la chaîne. Le MDM permet ainsi de réduire les coûts d’exploitation de l’entreprise, de faciliter la commercialisation et d’accélérer la livraison des produits.
Notons que les entreprises ont certaines obligations légales concernant les données qu’elles collectent, stockent et exploitent. Le MDM est un outil de traçabilité qui répond à la plupart des attentes du RGPD. Il simplifie ainsi les démarches de mise en conformité liées aux données.
UNE SOLUTION MDM : POUR QUI ?
Le Master Data Management est une discipline qui s’adresse particulièrement aux entreprises d’une certaine taille ou qui doivent gérer des volumes importants de données. C’est le cas par exemple des entreprises composées d’un grand nombre d’applications informatiques et de services. Le MDM se révèle aussi très utile au moment des fusions d’entreprises. Son rôle est alors de faciliter la migration, la sécurisation et la centralisation des données existantes.
Il s’agit d’une solution incontournable de la gestion des données pour les entreprises qui font de la digitalisation le point central de leur stratégie. Mais si le MDM s’identifie premièrement aux entreprises complexes, la centralisation des données concerne également les PME et les ETI.
En réalité, la gestion de données de référence est un concept d’avenir. Elle s’inscrit dans une vision sur le long terme. Même si votre système d’information n’englobe que quelques applications, il est donc toujours utile de l’intégrer dans votre stratégie marketing. Tant que votre entreprise se développe, vous n’êtes pas à l’abri des effets et des contraintes d’un développement du SI.
Dans votre processus de développement d’un écosystème complet, les données doivent donc être centralisées. Si vos données sont dispersées, non seulement leur exploitation sera plus difficile, mais cela aura un impact direct sur les résultats de l’entreprise. Toutes les entreprises quelle que soit leur taille sont donc concernées par le MDM : boutique e-commerce, service de livraison, manufacture, agence de communication, etc.
LES DIFFÉRENTS TYPES DE MDM
On distingue quatre principales modes d’implémentations d’un système MDM sur les processus métiers.
LE MDM D’ENREGISTREMENT (MDM REGISTRY)
Dans ce premier mode, le MDM fonctionne avec des enregistrements partiels au sein d’un référentiel centralisé. Ce mode limite la quantité de données qui circule dans les outils MDM et s’avère donc plus rapide à mettre en place et moins coûteuse.
Cependant, il en résulte une latence plus élevée en raison des opérations de collecte et de comparaison des informations stockées sur les équipements distants et des enregistrements de référence.
LE MDM DE CONSOLIDATION (CONSOLIDATED MDM)
L’architecture de ce MDM présente des similitudes avec celle du MDM d’enregistrement et ne remplit pas son objectif opérationnel au sein du SI. Mais contrairement à ce dernier, le consolidated MDM permet un réel déplacement des données vers le référentiel central. Cette architecture se retrouve principalement dans le cas d’une consolidation de données pour du reporting au sein d’une entreprise décentralisée ou d’un groupe où chaque filiale a son propre système d’information et parfois même son propre MDM.
LE MDM DE STYLE COEXISTENT
Cette troisième approche va plus loin que les deux premières et remplit entièrement son objectif de centralisation des données au sein du SI. Un objet client pourra donc être créé à la fois dans un CRM, dans un ERP, mais aussi dans l’outil MDM. La donnée y sera alors unifiée et mise à disposition des différents systèmes opérationnels.
LE MDM CENTRALISÉ
Cette dernière approche architecturale est la plus complète et la plus impactante sur les processus métiers. La gestion de tout le cycle de vie des données se fait uniquement dans le MDM. Cela entraîne donc des coûts plus élevés en termes de charges administratives. Mais en retour, ce mode remplit son objectif d’unification de la donnée au sein de l’ensemble du système d’information, réduit le temps de latence et facilite la traçabilité des changements.
COMMENT METTRE EN PLACE UN MDM ?
La première étape pour mettre en place un MDM dans son entreprise est sans doute de faire le choix de son style d’implémentation. Mais cela ne suffit pas. Il faut également respecter un certain nombre de bonnes pratiques pour garantir la réussite du projet.
Sur le plan fonctionnel, le golden record doit faire l’objet d’un consensus et être définie dès le début de la modélisation. Il est également important de disposer d’un glossaire d’entreprise bien documenté et de simplifier au maximum le master record. Sur le plan technique, il faudra créer une clef interne pour le master data selon des standards pérennes.
Enfin, un grand soin doit être accordé à la qualité des données. La collecte des données et le data prolifing aideront à la validation et à la standardisation des données. Une fois cette étape réussie, les applications internes (CMR, ERP, RH, etc.), externes et big data pourront être intégrées.
En synthèse, les solutions MDM permettent aux entreprises de travailler pratiquement en temps réel et de répondre plus efficacement aux nouvelles exigences du monde des affaires. Cependant, aucune stratégie MDM unique n’est suffisante à elle toute seule pour répondre à tous les besoins. Heureusement, les solutions MDM présentent une approche flexible et personnalisable en ce qui concerne la gestion et la gouvernance des données de référence.
